Tramitação de documentos terá tempo médio reduzido em 90%

Redefinição do modelo de trabalho promovendo a eficiência da gestão e economia para os cofres públicos. Este é objetivo da implantação do processo eletrônico para tramitação de documentos a partir da utilização do Sistema Eletrônico de Informações, o SEI, no Ministério do Planejamento (MP). Desde o início deste mês, nenhum documento do ministério pode ser tramitado em papel.

"Não podemos usar o SEI como uma automatização da burocracia. É preciso que utilizemos a solução para redefinir todo o processo de trabalho no ministério, não podemos desperdiçar o potencial da ferramenta", afirma Cristiano Heckert, secretário de Logística e Tecnologia da Informação do MP. Com a melhoria da eficiência por meio do aperfeiçoamento das rotinas de trabalho será possível, ainda, promover a realocação do pessoal das áreas de apoio para outras funções mais qualificadas.

Somente na Secretaria de Gestão Pública, a Segep, estima-se uma redução de 68% os gastos com papel; em 62% os gastos com impressão; e em 55% o custo com o aluguel de equipamentos de impressão. Além disso, boa parte do gasto com o material de montagem dos processos, como capas e grampos também será reduzido. Com a implantação do SEI, o tempo médio da gestão de documentos e processos será reduzido em 90%.

Software – A implantação do SEI no Ministério do Planejamento é uma das ações do Processo Eletrônico Nacional (PEN). Para implantar o PEN, o MP focou na padronização do modelo de troca de documentos e processos eletrônicos. Para isso, assinou um acordo de cooperação com o Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) para a utilização solução.

Coordenado pela Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do MP, a SLTI, o PEN pretende incentivar o método na administração pública. O projeto já envolve mais de 40 órgãos federais, estaduais e municipais e a estimativa é que a economia de pessoal, equipamentos e papel gire em torno de R$ 1 bilhão já neste primeiro ano de implantação, se mantidos os patamares alcançados com os projetos-piloto.

Só no Ministério das Comunicações (Minicom), o PEN trouxe uma economia de mais de R$ 500 mil reais nos gastos com aluguel de impressoras e impressão em 2014. Já a duração média da tramitação no órgão passou de 199 para 25 dias.

PEN e Protocolo Integrado

Para orientar os órgãos públicos na implantação do PEN e também na utilização do Protocolo Integrado, a Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação (SLTI) e o Arquivo Nacional realizam, entre os dias 10 e 11 de março, uma capacitação no auditório do subsolo do MP. O objetivo é formar gestores e servidores sobre esses dois novos paradigmas da Administração Pública Federal.

Os interessados em participar devem preencher o formulário disponível no Portal de Compras Governamentais, o Comprasnet. Como as vagas são limitadas, a SLTI também transmitirá o evento online. Após o evento, o vídeo será publicado no Comprasnet.