Brasília, 30/11/2009 – O Ministério do Planejamento baixou este mês uma portaria normativa para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais (SISG), da Administração Pública Federal, com regras mais simples e econômicas sobre protocolo. Passa a ser permitido, por exemplo, aproveitar o verso da folha de um documento, entre outras inovações.

A melhoria é resultado do trabalho de revisão de instruções normativas, portarias, resoluções e outros atos administrativos. A revisão se insere no conjunto de iniciativas da Secretaria de Gestão (Seges) na área da desburocratização, para “desamarrar a gestão de procedimentos inadequados, que consomem recursos como tempo, dinheiro e servidor.

A norma, alterando antigas práticas administrativas, foi elaborada pela Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação (SLTI), por meio da Portaria nº 12, de 23 de novembro de 2009.

De acordo com a portaria, qualquer solicitação ou informação inerente a um determinado processo administrativo será feita por intermédio de despacho no próprio documento ou, então, em folha de despacho, a ser incluída ao final do processo. Além disso, a partir de agora poderão ser utilizados a frente e o verso da folha de despacho, não se permitindo a inclusão de novas folhas até o total aproveitamento do verso.

Outra alteração trazida pela portaria normativa diz respeito à numeração de folhas e peças. Segundo a norma, as folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação do número, no canto superior direito da página, recebendo, a primeira folha, o número 1. O verso da folha não será numerado e sua identificação quando for necessária terá como referência a letra "v", da palavra verso. Exemplo: folha 3v. A capa do processo também não será numerada.

Força-tarefa – O mapeamento e revisão de normas operacionais consideradas obsoletas no âmbito do Governo Federal foi acertado em maio deste ano em reunião mensal do Fórum-Spoa, coordenado pelo subsecretário do Ministério do Planejamento, Ulysses Melo, com as presenças do secretário Marcelo Viana (Seges), e do secretário-geral de Controle Interno da CGU, Valdir Agapito Teixeira.

A partir desse encontro, os técnicos da Secretaria de Gestão, da Secretaria Federal de Controle e das Subsecretarias de Planejamento, Orçamento e Administração (Spoas) dos ministérios setoriais, passaram a trabalhar divididos em grupos de trabalho por segmento, nas áreas de recursos humanos, de logística ou de administração. O objetivo dessa força-tarefa é verificar quais dispositivos precisam ser eliminados ou acrescentados com o intuito de encontrar soluções para pequenos entraves operacionais.