A Secretaria de Gestão Pública (Segep) do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MP) publicou, nesta quinta-feira (19/11), a Portaria n° 119/2015, que cria cadastro único e digital dos documentos de todos os servidores da Administração Pública Federal. “É um ganho para o Executivo Federal e para os servidores. O levantamento de documentos pessoais será mais ágil e gerará uma economia de R$ 24,7 milhões anuais aos cofres públicos, com a redução dos custos de armazenamento dos arquivos físicos”, destacou o secretário da Segep, Genildo Lins.

O sistema, denominado Assentamento Funcional Digital (AFD), armazenará os documentos dos ativos, aposentados e pensionistas da Administração Federal Direta, Autárquica e Fundacional – atualmente, cerca de 1,4 milhão de pessoas. Terão acesso à nova ferramenta todas as áreas de gestão de pessoas dos órgãos. O treinamento para utilização da ferramenta será ofertado a partir de dezembro, pela Escola Nacional de Administração Pública (Enap), na modalidade de educação à distância. O novo sistema estará em operação no Executivo Federal a partir de 1º de março de 2016.

A página do AFD na internet já está disponível. Para simplificar o trabalho de inclusão de documentos no sistema, estão especificados formato, tamanho, resolução, escala e cor dos documentos a serem digitalizados. Há também uma tabela que padroniza os tipos de arquivos que precisam ser armazenados, de acordo com o tipo de vínculo e a função dos servidores. “Cada órgão terá até o final de fevereiro para se familiarizar com as mudanças e adquirir os equipamentos necessários para a digitalização dos documentos”, explicou o secretário.

O Assentamento Funcional Digital surgiu da necessidade de organização eficiente dos arquivos dos servidores. Atualmente, há informações fragmentadas, documentos replicados e espalhados pelos órgãos de várias partes do Brasil. Outra vantagem é que a medida também reduzirá o impacto ambiental, por meio da diminuição da impressão de papéis no serviço público federal.