O edital para a contratação conjunta de prestação de serviços de digitalização de documentos de Assentamento Funcional Digital (AFD) na modalidade Registro de Preços foi publicado nesta segunda-feira (1º). A medida engloba os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal (Sipec) e visa agilizar o acesso à informação, subsidiar a tomada de decisão e resguardar os direitos e os deveres dos órgãos, entidades e de seus agentes.

A licitação atenderá mais de 650 participantes, agrupados em 8 (oito) lotes, abrangendo quase a totalidade das unidades responsáveis pela gestão e guarda das pastas funcionais no governo federal. Ao todo, serão digitalizadas mais de 1,2 milhão de pastas funcionais. O valor estimado é da ordem de R$ 53,6 milhões e a abertura do pregão está prevista para 16 de outubro.

Com a iniciativa, estima-se reduzir de 35 para 2 minutos o tempo médio de acesso e localização de documentos, além de aumentar a confiabilidade das informações acessadas. Também será possível realizar buscas simultâneas em milhares de arquivos e liberar espaços físicos nobres hoje utilizados para armazenar arquivos nas dependências dos órgãos.

Atualmente, cada órgão possui unidades responsáveis pela guarda e arquivamento de pastas funcionais, que contêm informações dos servidores públicos federais efetivos, comissionados ou a estes equiparados, resultando em redundância de documentos do acervo em todo o território nacional. Isto exige, em muitos casos, deslocamento de equipes para auditoria e fiscalizações de assuntos que se encontram arquivados.

O AFD foi criado pela Portaria nº 4, de março de 2016. Seus arquivos são considerados documento arquivístico e deverão observar as orientações emanadas pelo Arquivo Nacional.​