A Secretaria de Gestão de Pessoas do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (SGP/MP) realizou nesta terça-feira (12) workshop sobre o Assentamento Funcional Digital (AFD). Esse novo sistema vai permitir a migração das pastas funcionais de todos os servidores civis – atualmente armazenadas em papel – para arquivos digitais.

A mudança vai garantir, entre outros pontos, maior segurança no armazenamento das informações dos servidores, maior rapidez no acesso aos dados e economia de recursos.

O coordenador-geral de Gestão do Portfólio de Projetos da SGP, Carlos Augusto Silva, apresentou no workshop os benefícios que serão obtidos com a implantação do AFD. Por exemplo: a pesquisa para acesso à pasta física de um servidor exige, hoje, cerca de 30 minutos. Com o novo sistema, os dados estarão disponíveis em até dois minutos.

“Outro benefício que a mudança vai permitir é melhorar a utilização dos imóveis ocupados pelos órgãos públicos”, explicou Silva. Isso ocorre porque os arquivos físicos que atualmente ficam ao lado dos setores de Recursos Humanos de cada órgão poderão ser armazenados em outros locais, liberando área útil para outras tarefas e atividades. Silva ressaltou também que a digitalização dos arquivos ajudará nos processos de fiscalização e trará maior segurança ao armazenamento dos dados.

Workshop sobre o Assentamento Funcional Digital (AFD), no Ministério do Planejamento Foto: Hoana Gonçalves/MP

DESTAQUES

O debate teve foco em três pontos principais. O primeiro item foi o novo sistema de gestão, por meio do AFD, no âmbito do Sistema de Gestão de Pessoal (Sigepe). O segundo ponto de atenção envolveu a nova Portaria Normativa 09, editada pela SGP em agosto, que fixou e padronizou as regras que precisam ser seguidas para a efetiva implantação do AFD. O terceiro destaque é o esclarecimento sobre o Processo Licitatório que está em fase de conclusão para contratar a empresa que prestará serviços de digitalização das pastas funcionais.

O Assentamento Funcional Digital (AFD) é um repositório digital dos documentos (pastas funcionais) do servidor público federal, considerado fonte primária da informação, que substituirá a tradicional pasta funcional física.

Na prática, a implantação desse novo conceito significa a digitalização de mais de 400 milhões de páginas de dados de servidores, em um trabalho que será executado em 669 pontos em todo o Brasil. A tarefa deve começar a ser executada no início do próximo ano e todo o trabalho de digitalização deverá estar concluído em 30 meses.

O novo AFD valerá para todo o Sistema de Pessoal Civil (SIPEC) da Administração Pública Federal. Vai abranger, portanto, pastas de servidores ativos, aposentados, estagiários, cargos em comissão, entre outros. O armazenamento será em repositório central de responsabilidade do Ministério do Planejamento, com acesso pela internet e sob rígidas regras de segurança, com assinatura digital.