Os órgãos públicos federais têm até a próxima segunda-feira, dia 11, para aderir à Intenção de Registro de Preços (IRP) nº 3 visando a contratação de empresa que realizará as atividades de digitalização no projeto de Assentamento Funcional Digital (AFD).

Todos os órgãos da Administração Pública Federal precisam identificar e calcular as suas demandas de digitalização de documentos funcionais, tendo como base as necessidades apontadas pelo projeto AFD.  A partir da adesão à IRP, conduzida pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP), eles poderão se beneficiar da contratação de empresa especializada em digitalização de documentos.

Este serviço será exclusivo para as áreas de Gestão de Pessoas dos órgãos integrantes do Sistema de Pessoal Civil (Sipec). Criado pela Portaria nº 4, de março de 2016, o projeto AFD tem entre os seus objetivos agilizar o acesso à informação e subsidiar a tomada de decisão dos dirigentes de Gestão de Pessoas.

No futuro, o AFD será o meio de consulta ao histórico funcional a ser utilizado pelos órgãos e entidades do Sipec. Além disso, seus arquivos são considerados documento arquivístico e deverão observar as orientações emanadas pelo Arquivo Nacional.

Para facilitar o trabalho das unidades, a Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP) disponibilizou duas ferramentas. A primeira, a Cartilha, trata da elaboração de estimativas de volume de documentos para digitalização do legado do AFD. A segunda é a Calculadora, ferramenta para o órgão definir a quantidade de páginas a serem digitalizadas no projeto.

IRP

A IRP permite ao governo federal tornar públicas suas intenções de realizar Pregão ou Concorrência para Registro de Preço, com a participação de outros órgãos governamentais, que tenham interesse em contratar o mesmo objeto. Isso possibilita obter melhores preços por meio de economia de escala, tornando pública, no âmbito dos usuários do Sistema de Compras do Governo Federal (Comprasnet), as intenções de futuras licitações. ​