A implantação e a operação do Almoxarifado Virtual seguirão o fluxo de atividades abaixo:

1.Planejar Implantação 2.Cadastrar Órgão e Usuário 3.Assinar Instrumento de Adesão 4.Utilizar o Serviço 5.Efetuar Descentralização Orçamentária e Financeira 6.Utilizar o Serviço 7.Monitorar e Gerir Cadastros e Uso do Serviço 8.Realizar o Pagamento à Empresa

 Planejar implantação

• Execução do cronograma de atividades para ingresso dos Órgãos no serviço;
• Apresentação do sistema aos Órgãos; e
• Confirmação da data de início da prestação dos serviços.

 
Cadastrar Órgãos e usuários

• Os Órgãos prestam as informações cadastrais de seus usuários; e
• A Central de Compras em conjunto com a prestadora do serviço realiza a carga inicial das informações na plataforma.

 
Assinar instrumento de adesão a ser definido

• Formaliza a adesão ao serviço e descreve as obrigações de cada um dos signatários, assim como as principais condições à prestação dos serviços.

 
Capacitar usuários

• Apresentação do serviço, das limitações de uso, das obrigações dos usuários, e das funcionalidades do sistema web, incluídos os procedimentos e funcionalidades dirigidos ao Perfil de Aprovador e Solicitante.

 
Efetuar descentralização orçamentária e financeira

• Os órgãos informarão, conforme orientação da CENTRAL/MP, anualmente, cronograma de descentralização de créditos orçamentários e recursos financeiros, contendo classificação do crédito orçamentário da despesa e da fonte de recursos;
• Celebrado o termo de adesão, os órgãos providenciam a descentralização de créditos orçamentários e de recursos financeiros para custeio do serviço;
• A descentralização dos créditos orçamentários previstos para cada exercício deverá ocorrer de forma integral; e
• A descentralização dos recursos financeiros deverá ocorrer previamente à solicitação do serviço, podendo ser realizada de forma parcelada durante o ano.

 
Utilizar o serviço

• A solicitação de material será realizada do 1º ao 5º dia do mês pelo Solicitante;
• A aprovação, reprovação, devolução ou ajustes do pedido será realizada até o 10º dia do mês pelo Aprovador;
• A prestadora do serviço, em até 10 (dez) dias úteis após o fim do prazo de aprovação, reprovação, devolução ou alteração, fará a entrega do pedido;
• A entrega dos pedidos será feita ao Agente de Triagem que, ao receber o pedido, fará a conferência dos volumes (endereço e identificação corretos, caixas lacradas e íntegras) e realizará o recebimento ou a devolução dos pedidos;
• O Solicitante, em até 3 (três) dias úteis do recebimento pelo Agente de Triagem, realizará o ateste ou conteste do pedido;
• Em caso de contestação do pedido, a prestadora do serviço fará uma entrega complementar ou promoverá a substituição dos materiais em 5 (cinco) dias corridos da data da contestação;
• O Administrador, em até 5 (cinco) dias úteis da emissão da Nota Fiscal/Fatura, realizará o pagamento do documento fiscal; e
• Há a possibilidade de serem realizados pedidos fora do prazo definido (fornecimento extra), mediante justificativa, para os quais a prestadora do serviço terá 10 (dez) dias úteis para a entrega, contados de sua aprovação, seguindo o restante do fluxo padrão.

 
Monitorar e gerir cadastros e uso do serviço

• Cadastro e alteração de Solicitantes e unidades administrativas;
• Monitoramento dos pedidos e das entregas;
• Gerenciamento dos locais de entrega;
• Realização e monitoramento dos atestes;
• Emissão de relatórios gerenciais e de controle de gastos; e
• Acompanhamento das obrigações contratuais.

 
Realizar o pagamento à empresa